Kreditorenbuchhaltung - So funktioniert's

Übersicht

• Was ist Kreditorenbuchhaltung und welche Bedeutung hat sie?
• Worauf muss besonders geachtet werden?
• Fazit

Was ist Kreditorenbuchhaltung und welche Bedeutung hat sie?

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein eigener Bereich innerhalb der Finanzbuchhaltung. Darin geht es um das Forderungsverhältnis zwischen dem eigenen Unternehmen und den Kreditoren. Bei Kreditoren handelt es sich um externe Anbieter bzw. Lieferanten, die gegenüber den Unternehmen eine (Dienst-)Leistung erbracht haben. Das Gegenstück zur Kreditorenbuchhaltung ist die Debitorenbuchhaltung. Das Hauptziel der Kreditorenbuchhaltung ist die Aufrechterhaltung von Lieferanten und bestehenden Geschäftsbeziehungen.

Weitere Kernaufgaben werden im Folgenden erläutert:

• Kreditorenstammsatzpflege: es handelt sich um eine Datenbank über die Kreditoren des Unternehmens mit einer längeren Geschäftsbeziehung. Die Daten werden gewöhnlich in einem ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) eingebunden. Es handelt sich um Stammdaten, Kontaktdaten, Bankverbindungen und je nach Bedarf weitere nützliche Informationen über den Geschäftspartner. Dabei wird jedem Kreditor eine Identifikationsnummer zugewiesen.
• Rechnungsprüfung und Kontierung: dieser Vorgang wird auch sachliche Rechnungsprüfung genannt. Wesentliche Aufgaben sind die Erfassung bzw. Überprüfung von Eingangsrechnungen, der Datenabgleich, die Zahlungsfreigabe und auch die Buchung des Zahlungsausgangs. Bestehende Rechnungen werden auch formell auf ihre Richtigkeit überprüft.
• Die Erfassung von Eingangsrechnungen erfolgt in drei Teilschritten:
  1. Der Rechnung wird die Identifikationsnummer des Kreditors zugeordnet
  2. Rechnungsbetrag und Mehrwertsteuer werden getrennt bearbeitet
  3. Die Rechnung wird mit einem Geschäftsvorgang in Verbindung gebracht
• Verwaltung von offenen Posten: Bestehende Verbindlichkeiten werden nach ihrer Fälligkeit geordnet. Mögliche Doppelungen oder alte Rechnungen werden erfasst und kontrolliert. Je nach Höhe der Beträge, ist eine kurzfristige Liquiditätsplanung vorzunehmen. Rechnungen können angepasst werden oder es werden Ratenzahlungen vereinbart.
• Zahlungsveranlassung: nach einer Kontrolle der bestehenden Rechnungen erfolgt die Zahlungsfreigabe durch die Kreditorenbuchhaltung. Der Prozess läuft in der Regel automatisiert durch Online-Banking ab.
• Archivierung von Eingangsrechnungen: Rechnungen müssen über eine Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden.

Worauf muss besonders geachtet werden?

Die folgenden Punkte sind bei essentiell:

1. Der Stammdatensatz über die Kreditoren muss jederzeit auf aktuellen Stand sein.
2. Rechnungen müssen sachlich und formell überprüft werden.
3. Um die kurzfristige Liquidität einzuschätzen, müssen Rechnungen nach ihrer Fälligkeit sortiert werden.
4. Die Zahlung muss rechtzeitig veranlasst werden, um eine positive Beziehung zum Lieferanten auch für künftige Geschäfte zu garantieren.

Fazit

Bei der Kreditorenbuchhaltung handelt es sich um die Buchhaltung zwischen den betreffenden Unternehmen und seinen Kreditoren. Die wesentliche Aufgabe ist es, den Überblick über bestehende Rechnungen zu behalten und diese zum vereinbarten Zeitpunkt zu begleichen. Voraussetzung für eine gute Buchhaltung die regelmäßige Pflege und Aktualisierung eines Stammdatensatzes über die Kreditoren. Dieser Datensatz enthält elementar wichtige Informationen der Kreditoren wie zum Beispiel der Identifikationsnummer. Es ist ein wesentlicher Teilaspekt in der Buchführung eines Unternehmens, um einen Überblick für die Finanzen zu behalten. Außerdem ist es für Unternehmen von großer Bedeutung, dass zu den Lieferanten und Kreditoren positive und zuverlässige Geschäftsbeziehungen aufrechterhalten werden können. Ein zufriedener Lieferant ist für das Unternehmen Gold wert. Des Weiteren ist ein Überblick über in Kürze zu begleichende Verbindlichkeiten wichtig für die Einschätzung der kurzfristigen Liquidität des Unternehmens.